El caos dentro de mi orden

Llevo todo el fin de semana dándole vueltas a como organizarme para evitar que se me olvide nada.
He leído sobre el tema, pero todo lo que he leído lleva a lo mismo.

Tener un control de las tareas.
Unos lo llaman Backlog.
Otros lo llaman, To-Do.
Hay quien los llaman elementos.

Pero para todos es el mismo concepto. Algo que se tiene que hacer en algún momento y que no se puede olvidar.
Yo lo voy a llamar Tareas Pendientes. ¿A qué soy original?

Creo que lo importante no es usar algo muy complejo de seguir, sino algo que me dé información suficiente para poder organizarme.
Y también que lo mejor es tener dos listas base, para no mezclar lo profesional con la personal.
Um. Me parece correcto.
¿Estoy hablando y respondiéndome?¿Eso no es un buen síntoma, verdad?

La mayoría de los programas o agendas que he visto dan la opción de añadir mucha información a cada tarea, pero creo que no siempre es necesario.
Yo personalmente, prefiero las electrónicas, pues es más fácil mover las fechas sin tener que reescribirlo todo, y suele ser más fácil buscar las notas. Al menos en mi caso.
Eso que dicen que si se pierde el teléfono, la PDA o se te rompe el ordenador, lo pierdes todo, es lo mismo que si se te pierde la agenda o te la roban.
Además, guardando los datos en aplicaciones como Evernote o Dropbox, puedes disponer de tus notas desde casi cualquier lugar.

Lo importante para las Tareas Pendientes, es tener cierta información que nos permita saber que teníamos que hacer, aunque haya pasado algún tiempo.
El fin de esto, es liberar a nuestra mente de información que podemos tener almacenada en otro sitio.
Como ejemplo de esta filosofía, os pongo una anécdota de Albert Einstein:

Uno de los colegas de Einstein le pidió su número de teléfono. Einstein agarró una guía de teléfonos y se buscó a si mismo, para luego dárselo.
"¿No recuerdas tu número de teléfono?" – preguntó el hombre, sorprendido.
"No", respondió Einstein. "¿Por qué debo memorizar algo que es tan fácil encontrar en un libro?"
De hecho, Einstein afirmó que nunca memorizaba nada que pueda ser consultado en menos de dos minutos.

Podemos ponerlo una tarjeta, un programa, un post-it (dichosos informáticos) o lo que queramos.
Este podría ser un ejemplo:

 



Paso a explicar la información.
Tarea: Es un breve título con el objetivo que queremos alcanzar.

• Comprar una Lavadora

Descripción: Es una descripción de la tarea en sí, para darnos más información sobre el tarea.
En el caso de hacer la compra, podría no ser necesaria una descripción, pero en el caso de compra una lavadora, vendría bien tener información extra:

• Medidas donde se va poner: 60x60x60
• Consumo energético que nos gustaría: A+
• Tipo de apertura: Frontal
• Color: Blanco
• ....

Toda esta información nos será útil para completar la tarea.

Comentarios: Aquí podremos añadir notas relacionadas con la tarea, que nos pueden ayudar a realizarla mejor:

• El sábado Día sin IVA en la tienda donde no hay tontos

Condiciones de finalización: Son las cosas que se han de cumplir para que la tarea esté terminada.
No es lo mismo estar hecha, que estar terminada.

• Comprar la lavadora
• Pagarla
• Tenerla instalada en casa
• Comprobar que funciona
• Retirar la antigua

Fecha cuando hay que entregar: ¿Por qué remarco de manera adicional este punto? Porque es de los más importantes.
Esta es la fecha que se ha de respetar para finalizar la tarea. Si no se respeta, puede que lo invertido no sirva para nada.
Debería ser una fecha real.
Y no al como "Lo Antes Posible" o en ingles "ASAP", en verano o A lo Largo de la Semana que Viene.
Lo antes posible es relativo a la persona. ¿Cuánto tiempo es, un hora, un día, una semana....?
Depende de la persona y la tarea, todas las respuestas podrán ser válidas.
En Verano o A lo Largo de la Semana que Viene, tienen el inconveniente del efecto "último día".
"Como me dijiste A lo Largo de la Semana que Viene, y estamos a Jueves, aún tengo un día para hacerlo".

Peticionario: Es la persona que pide la tarea. Se supone que es el responsable de dar la información adicional que necesitemos y ayudarnos para completarla.

• Mi madre

Importancia relativa: Es la importancia que tiene esta tarea sobre otras. Es relativa, porque si tenemos tareas de distintas personas, cada una dará su nivel de importancia que será subjetivo a ella.
Creo que tendríamos que buscar un sistema para estandarizar esto un poco.

• Alta (Pues su lavadora está rota)

Coste estimado: Aquí se marcar el esfuerzo que consideramos que nos va a llevar realizar la acción.
Este coste pueden ser: Horas, Puntos, Unidades... lo que queramos, pero hay que ser conscientes del esfuerzo que supone lo que marquemos.

Coste real: Una vez terminada, que no hecha, la tarea, es muy útil marcar el coste real, para ver si nuestra estimación fue correcta. En caso de no haberlo sido, nos servirá para aprender de ello (tanto por exceso como por defecto).

Tipología: Este último valor es más para poder organizar u obtener estadísticas que para la tarea en sí.

Ah, creo que este cuadro ha de estar vivo para adaptarlo a las necesidades especificas de cada uno y que le hemos de evolucionar según lo vayamos usando.

Lo que hoy es valido, mañana está obsoleto.